Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
1.Amaç
2.Kapsam
3.Yetki ve Sorumluluklar
4.Tanımlar ve Kısaltmala
5.Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
5.1.Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
5.1.1.Teknik Tedbirler
5.1.2.İdari Tedbirler
5.1.3.Kişisel Verilerin Güvenli Ortamda Saklanması
5.1.4Kişisel Verilerin Korunmasının Sürdürülebilirliği İçin Yapılan 5.1.5.Denetimler Kişisel Verilerin Yetkisiz İfşası Durumunda Alınan Tedbirler
5.1.6.Üçüncü Tarafların Kişisel Verilerin Korunmasını Sağlaması İçin Uygulanan Tedbirler
5.1.7.Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Koruması İçin Uygulanan Tedbirler
5.1.8.Kişisel Verilerin Korunmasının Sağlanması İçin Farkındalığın Yaratılması
5.2.Kişisel Verilerin İşlenmesi İçin İlkeler
5.3.Kişisel Verinin İşlenmesi Şartları
5.4.Kişisel Verinin İşlenmesi Amaçları
5.5.Kişisel Verilerin İmhası
5.6.Kişisel Verilerin Yurtiçindeki Kişilere Aktarılması
5.7Kişisel Verilerin Yurtdışındaki Kişilere Aktarılması
5.8.Kişisel Verilerin Kategorizasyonu
5.9.Basılı Doküman, Kamera Kaydı, İnternet Sitesi Ziyaretçilerinin Kişisel Verileri
5.9.Basılı Doküman
5.9.1.Kamera Kaydı
5.9.2.İnternet Sitesi Ziyaretçilerinin Kişisel Verileri ve İnternete Erişim 5.9.3.Noktası Hizmeti için Alınan Kişisel Veriler
5.9.4.Kişisel Veri Sahibinin Hakları
5.9.5.Kurumunun Aydınlatma ve Bilgilendirme Yükümlülüğü
5.10.Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Ve Anonimleştirilmesi Şartları
5.11Kişisel Verilerin Korunması Komitesi Çalışma Esasları
6.Referans Dokümanlar
7.İlgili Dokümanlar
1.Amaç
Bu politika Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. tarafından yürütülen her türlü faaliyette 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVKK) ve GDPR kapsamlarına teknik ve idari önlemlere uygun olarak kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen yöntemleri tarif etmeyi amaçlamaktadır. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası, kişisel verilerin Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. tarafından toplanması, kullanılması, paylaşması, saklanması ve imhası süreçlerinde uygulanan prensipleri içerir. Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. ile ilişiği devam eden müşteriler, kurum çalışanları, ziyaretçiler, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları ve üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri kurum tarafından işlenen kişileri bilgilendirmeyi amaçlanmaktadır.
2. Kapsam
Bu Politika ile kurumumuz ile ilişiği devam eden müşteriler, kurum çalışanları, ziyaretçilerimiz, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla kurumumuzun süreçlerinde işlenen tüm kişisel verileri kapsar.
3. Yetki ve Sorumluluklar
Kurum içerisinde Kanun, Yönetmelik ve Politika ile belirtilen verinin imhasına dair gereklerin yerine getirilmesinde tüm çalışanlar, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve diğer surette kurum nezdinde kişisel veri saklayan ve işleyen herkes bu gerekleri yerine getirmekten sorumludur.
Her iş birimi kendi iş süreçlerinde ürettiği veriyi saklamak ve korumakla yükümlüdür.
İş süreçlerini etkileyecek ve veri bütünlüğünün bozulmasına, veri kaybına ve yasal düzenlemelere aykırı sonuçlar doğmasına neden olacak imhalara; ilgili kişisel verinin türü, içinde yer aldığı sistemler ve veri işlemeyi yapan iş birimi dikkate alınarak ilgili bilgi sistemleri bölümü karar verecektir.
KVK Kurulu ile yapılan tebligat veya yazışmaları veri sorumlusu adına tebellüğ veya kabul etme ve sicile kayıt gibi işlemlerin sorumluluğu veri sorumlusu irtibat kişisindedir.
4. Tanımlar ve Kısaltmalar
Açık Rıza; Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
İlgili Kullanıcı; Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
İmha; Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun; KVKK 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı; Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri; Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi; Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi; Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel Verilerin Silinmesi; Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi; Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Kurul; Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
Özel Nitelikli Kişisel Veri; Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik İmha; Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Veri Sahibi/İlgili Kişi; Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Veri İşleyen; Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Sorumlusu; Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi ve Yardımcıları; Veri sorumlusu Türkiye de yerleşik bir tüzel kişi olduğundan dolayı veri sorumlusu irtibat kişisi atanmıştır. Bu sebepten irtibat kişinin ve yardımcılarının temel görevi Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek kişilerdir.
Yönetmelik; 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Kısaltma Tanım Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
5. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
Kurumumuz, kişisel verileri korunması ve işlenmesi için gerekli tedbirleri ve uygulanan süreci politika ile somut bir şekilde ortaya koymaktadır. İlgili kanunlar ve yönetmeliklere ile bu politikanın uyumsuz olduğu durumlarda ya da güncellenen mevzuatlar doğrultusunda politikanın güncel olmaması halinde Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. Kurumu yürürlükteki mevzuata uyacağını kabul etmektedir. Kanun, yönetmelik ve mevzuatlarda olan değişikliklere göre bu politika güncellenip, Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. kurumunun yasal gerekliliklerini yerine getirmesi için revize edilir.
5.1.Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti., kişisel verilerin korunması için gerekli olan uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
KVKK’nın 12. Maddesinin 1. bendinde öngörülen;
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak.
Tedbirlerini almaktadır.
Kurumumuz, Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için uyguladığı tedbirler alt maddelerde detaylandırılmıştır.
5.1.1. Teknik Tedbirler
Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. Kurumu, veri güvenliğini sağlamak amacıyla bilgili ve deneyimli kişiler istihdam eder ve personeline gerekli KVK eğitimlerini verir. Kurulan sistemler için gerekli iç kontroller yapılır. Bu süreçler doğrultusunda teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmaktadır. Gelişen teknolojiye uygun altyapı yatırımlar yapılır. Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımların kurulmasını sağlar. Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişimi yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar. Kişisel Verilerin güvenliğinin sürdürülebilmesi için teknik farkındalığı yaygınlaştırır. Alınan tedbirlerin kontroller ile sürekli yaşatılmasını sağlar.
5.1.2. İdari Tedbirler
Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacı ile gerekli idari tedbirleri alır ve çalışanların bu tedbirlere göre çalışmalarını denetler. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu ve GDPR hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı, işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmektedir. Çalışanlardan bu doğrultuda gerekli taahhütler alınmaktadır. Üçüncü taraflarla kişisel verilerin paylaşılmasıyla ilgili olarak kişisel verilerin paylaşıldığı kişilerle çerçeve sözleşme imzalanır yahut sözleşmelere ekleyeceği hükümler ile veri güvenliğini sağlar. Kişisel veri paylaşılan üçüncü taraflar kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümleri kabul eder. Alınan önlemlere rağmen işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiği tespit edilmesi halinde veri temsilcisi tarafından ilgilisine ve KVK Kuruluna bildirir. Kişisel verinin nasıl başkaları tarafından elde edildiği araştırılır. Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. Kurumu tespit ettiği zafiyeti gidermek için gerekli idari tedbirleri uygular, ihtiyaç halinde teknik tedbirleri alır.
5.1.3. Kişisel Verilerin Güvenli Ortamda Saklanması
Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. Kurumu elde ettiği kişisel verilerini güvenli ortamlarda saklamak için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Güvenli ortamda veri saklamaya ilişkin kurallar ve yöntemimiz “Veri Saklama ve İmha Politikasında” detaylandırılmıştır.
5.1.4. Kişisel Verilerin Korunmasının Sürdürülebilirliği İçin Yapılan Denetimler
Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, gerekli denetimleri yapar ve yaptırır.
5.1.5. Kişisel Verilerin Yetkisiz İfşası Durumunda Alınan Tedbirler
Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. Kurumu, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin yetkisiz ifşa olması halinde ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirir.
KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilir.
5.1.6. Üçüncü Tarafların Kişisel Verilerin Korunmasını Sağlaması İçin Uygulanan Tedbirler
Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. Kurumu, üçüncü taraflar ile yaptığı sözleşmelerde; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik gerekli yaptırım maddelerini karşılıklı olarak bulundurur. Üçüncü taraflar ile bilgi paylaşımı yapılmadan önce gizlilik sözleşmeleri imzalanır. Üçüncü taraflara farkındalığın artırılması için gerekli bilgilendirmeler yapılır.
5.1.7. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Koruması İçin Uygulanan Tedbirler
Özel nitelikli kişisel veriler için gerek nitelikleri itibari ile gerekse kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa yol açabilmesinden dolayı yeterli önlemlerin alınması gerekmektedir. KVK Kanunu’nun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir
Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. Kurumu, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında gerekli tedbirleri almaktadır. Kişisel verileri korumak için alınan teknik ve idari tedbirlerde özel nitelikli kişisel veriler için hassasiyet gösterilmektedir.
Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. Kurumu işlediği özel nitelikli kişisel verileri KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla işlemektedir. Özel nitelikli kişisel veriler işlenmeden önce veri sahibinin açık rızası alınır. Veri sahibinin açık rızası yok ise aşağıdaki kriterlere uygun olarak kanunların verdiği yetki ile kişisel veriler işlenebilmektedir.
Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlara, aktarılabilmektedir.
5.1.8. Kişisel Verilerin Korunmasının Sağlanması İçin Farkındalığın Yaratılması
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli bilgilendirmeler yapılmakta, eğitimler düzenlenmekte ve etkinlikleri ölçülmektedir. “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası” ile ilgili diğer politikalar, kurumumuzun web sitesinde yayınlanmıştır. Kurumumuz çalışanları bu politikadan haberdar edilmiştir.
İlgili kanun, yönetmelik ya da mevzuatlarda değişiklik olması halinden politikalar revize edilmekte ve çalışanlara tekrardan duyurulmaktadır.
5.2. Kişisel Verilerin İşlenmesi İçin İlkeler
KVK Kanunun 4. maddesi 2. bendinde kişisel verilerin işlenmesi için ilkeler belirlenmiştir. Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. Kurumu belirlenen ilkelere uygun şekilde kişisel verileri işlemektedir.
Kişisel verilerin işlenmesi aşağıdaki ilkelere uygun yapılmaktadır;
Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
5.3. Kişisel Verinin İşlenmesi Şartları
Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. bir kamu kurumu olarak işlediği verilerin önemli bir çoğunluğunu yasal zorunluluklar nedeniyle ve kamu düzeninin korunması için kullanması zorunlu olan yetkileri kullanarak işlemektedir. Tam metnine ulaşabileceğiniz ilgili yasanın 5/2 maddesi gereği verinin işlenmesinin:
Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Yukardaki çoğunluğa girmeyen durum için kurumumuz ancak veri sahiplerinin açık rızasını temin etmek suretiyle kişisel veri işlemektedir.
5.4. Kişisel Verinin İşlenmesi Amaçları
Kişisel verilerimizin işlenme amaçları Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında veri envanteri ve belirlenen iş süreçleri doğrultusunda müşteri, potansiyel müşteri, çalışan, çalışan adaylarına ayrı olarak aydınlatma metinlerinde bilgilendirmesi yapılmaktadır.
Müşterilerimizin tarafından talep edilen işin tarafından yapılabilmesi,
Randevu sistemi süreçlerinin yürütülmesi ve hizmet süreçlerinin tanıtılmasını sağlama,
Çalışanların iş akdi mevzuatlarından doğan kanuni yükümlülükleri yerine getirme,
Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakları kullanabilmek,
Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine bilgi verebilmek,
Müşterilerimizin memnuniyetini artırmak,
Müşterilerimize öneri sunabilmek, hizmetlerimizle ilgili müşterilerimizi bilgilendirebilmek,
Meşru menfaatler doğrultusunda gerekli fiziksel önlemleri almak ve uygulamak,
Sosyal medya kapsamında iş faaliyetlerin tanıtımını yapma ve potansiyel müşteri, müşterilerini yapmış olduğu çalışmalar kapsamında bilgilendirme,
Hizmetlerimiz ile ilgili şikâyet, istek ve önerilerini değerlendirebilmek,
Bu ve benzeri sistemler işlemlerin yapılabilmesi için verinizin işlenmesi gerekmektedir.
5.5. Kişisel Verilerin İmhası
Kurumumuz, elde ettiği kişisel verilerini kişisel veri sahiplerinin talebi doğrultusunda, yasal zorunluluklar nedeniyle ve kamu düzeninin korunması için kullanması zorunlu değilse imha eder. Veri sahiplerine ait kişisel veriler, müşteriye hizmetin devam ettirebilmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması gereklilikleri ortadan kalktığında kurumun alacağı karara istinaden imha edilmektedir. Kişisel verilerin imhasına ilişkin kurallar ve yöntemimiz “Veri Saklama ve İmha Politikasında” detaylandırılmıştır.
5.6. Kişisel Verilerin Yurtiçindeki Kişilere Aktarılması
Kurumumuz, kişisel verilerin üçüncü taraflarla paylaşılması hususunda, diğer kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla, KVKK’da düzenlenen şartlara özenle uymaktadır. Bu çerçevede, kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan üçüncü kişilere aktarılmamaktadır. Ancak, KVKK tarafından düzenlenen aşağıdaki şartlardan birinin varlığı halinde kişisel veriler; veri sahibinin açık rızası temin edilmeksizin de aktarılabilecektir:
Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Yeterli önlemler alınmak kaydıyla; sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler bakımından kanunlarda öngörülmesi, sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler bakımından ise,
Kamu sağlığının korunması,
Koruyucu hekimlik,
Tıbbî teşhis,
Tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi gibi amaçlarla açık rıza temin edilmeksizin kişisel verileriniz aktarılabilecektir.
Özel nitelikli kişisel verilerin aktarılmasında da, bu verilerin işlenme şartlarında belirtilen koşullara uyulmaktadır
5.7. Kişisel Verilerin Yurtdışındaki Kişilere Aktarılması
Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. Kurumunda, kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasına ilişkin olarak, KVKK’nın 9. maddesi doğrultusunda veri sahibinin açık rızası aranmaktadır. Ancak, özel nitelikli kişisel veriler dahil, kişisel verilerin veri sahibin açık rızası olmaksızın işlenmesine izin verilen şartların varlığı halinde, kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede, yeterli korumanın bulunması kaydıyla veri sahibinin açık rızası aranmaksızın da Kurumumuz tarafından kişisel veriler yurtdışına aktarılabilecektir. Eğer aktarım yapılacak ülke Kurul tarafından yeterli korumanın bulunduğu ülkeler arasında belirlenmemiş ise, Kurumumuz ve ilgili ülkedeki veri sorumlusu/veri işleyen yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt edecektir. Yabancı ülkelere veri aktarılmıyorsa örnek metin: “ Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. hiçbir şekilde yabancı ülkelere kişisel veri aktarmamaktadır ve yabancı ülkelerde tutulan sunucularda kişisel veri tutmamaktadır”
5.8. Kişisel Verilerin Kategorizasyonu
Epion Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. Kişisel veriler Veri Konusu Kişi Grubunda veri envanteri çalışmasında tanımlanmıştır.
Veri Tipi Kategorileri;
Veri Kategorisi Kişisel Veri Kategorizasyonu Açıklama
Kimlik Bilgisi Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan bilgiler (örn. TCKN, pasaport no., nüfus cüzdanı seri no., Ad-Soyad, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, nüfusa kayıtlı olduğu yer, vukuatlı nüfus cüzdanı örneği)
İletişim Bilgisi Kişiyle iletişim kurulması amacıyla kullanılan bilgiler (örn. e-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres)
Müşteri İşlem Bilgisi Hizmetlerimizden faydalanan müşteri tarafından gerçekleştirilen her türlü işleme ilişkin bilgiler (örn. talep ve talimatlar, vb.)
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi Fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler (örn. giriş çıkış logları, ziyaret bilgileri, kamera kayıtları vb.)
İşlem Güvenliği Bilgisi Kurumumuz ve ilgili tarafların teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğini sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinin o işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren Internet sitesi şifre ve parola gibi bilgiler)
Finansal Bilgi Kişisel veri sahibi ile mevcut hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlar kapsamındaki kişisel veriler (Örneğin: veri sahibinin yapmış olduğu işlemlerin finansal sonucunu gösteren bilgiler, vergi borcu tutarı, kart bilgisi, vergi ödemeleri, ödenecek faiz tutarı ve oranı, borç bakiyesi, alacak bakiyesi vb.)
Özlük Bilgisi Kurumumuza ait tedarikçilerinin çalışanlarının özlük haklarının oluşmasına temel olan kişisel veriler (kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge)
Çalışan Adayı Bilgisi Kurumumuz nezdinde iş başvurusu yapmak üzere bilgilerini paylaşan veri sahiplerine ait, başvuru değerlendirme sürecinde kullanılan kişisel veriler (örn. özgeçmiş, mülakat notları, kişilik testleri sonuçları vb.)
Pazarlama Bilgisi Kurumumuz tarafından pazarlama faaliyetlerinde kullanılacak veriler (örn. pazarlama amcıyla kullanılmak üzere toplanan kişinin alışkanlıkları, beğenilerini gösteren raporlar ve değerlendirmeler, hedefleme bilgileri, cookie kayıtları, veri zengileştirme faaliyetleri)
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi Hukuki alacak ve hakların tespiti ve takibi ile borç ve kanuni yükümlülüklerin ifası amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. mahkeme ve idari merci kararı gibi belgelerde yer alan veriler)
Özel Nitelikli Kişisel Veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi Kurumumuza yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler (örn. Kurumumuza yönelik talep ve şikayetler, bunlarla ilgili kayıt ve raporlar)
Görsel ve İşitsel Veri Kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen görsel ve işitsel kayıtlar (örn. fotoğraflar, kamera kayıtları ve ses kayıtları)
Genetik Veri Genetik veriye dair bilgileri içerir. Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
5.9. Basılı Doküman, Kamera Kaydı, İnternet Sitesi Ziyaretçilerinin Kişisel Verileri,
5.9.1. Basılı Doküman
Şirketimiz müşterilere verdiği hizmetler için bazı durumlarda basılı doküman ortamında kişisel veriler almaktadır. Bu tarz veriler KVK kanunda belirtilen şartlar doğrultusunda işlenmekte, saklanmakta ve imha edilmektedir.
İnsan kaynaklarında kullanılan personel Özlük bilgileri; Çalışanlarımızın veya kurumuz çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel verilerdir.
Sağlık Hizmetleri için alınan veriler; Şirketimizin çalışanlarına verdiği sağlık hizmetleri için kişisel verileri saklamaktadır.
Başvuru yapanları tanımlayıcı bilgiler; Şirket’den hizmet almak için yapılan başvurularda verilen tanımlayıcı bilgiler.
5.9.2. Kamera Kaydı
Kurumumuz tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Kurum binalarımızda ve tesislerimizde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Güvenlik kameraları kullanılması ile kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş olmaktadır.
Bu kapsamda Kurumumuz Anayasa, KVK Kanunu ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak hareket etmektedir.
Kurumumuzun bina, tesis girişlerinde ve tesis içerisinde kamera ile izleme sistemi vasıtasıyla ziyaretçilerimizin görüntü kayıtları alınmaktadır.
Kurumumuz, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; sunulan hizmetin kalitesini artırmak, güvenilirliğini sağlamak, kurumun, müşterilerin ve diğer kişilerin güvenliğinin sağlaması amaçlanmaktadır.
Kurumumuz tarafından güvenlik amacıyla kamera ile izleme faaliyeti yürütülmesinde KVK Kanunu’nda yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmektedir.
Dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda kurum çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
Kurumumuz tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
5.9.3. İnternet Sitesi Ziyaretçilerinin Kişisel Verileri ve İnternete Erişim Noktası Hizmeti için Alınan Kişisel Veriler
Kurumumuz sahibi olduğu internet sitelerinde; bu siteleri ziyaret eden kişilerin sitelerdeki ziyaretlerini ziyaret amaçlarıyla uygun bir şekilde gerçekleştirmelerini temin etmek; teknik vasıtalarla (Örn. çerezler-cookie gibi) site içerisindeki internet hareketleri kaydedilmektedir.
Kurumumuzun yapmış olduğu bu faaliyetlere ilişkin kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin detaylı açıklamalar ilgili internet sitelerinin “Çerez Politikası” metinleri içerisinde yer almaktadır.
Şirketimiz açık noktalarda bütün ziyaretçilerine ücretsiz internet hizmeti vermektedir. Verilen hizmetin iz kayıtlarının 5651 ( İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında ) kanunu gereği ve erişim bilgilerinin doğrulanması için kişisel verileri tutulmaktadır.
5.9.4. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
Tam metnine KVKK sitesinden ulaşabileceğiniz “Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’dan kaynaklanan veri sahibi haklarınız ilgili kanunun 11. maddesinde sayılmış olup şunlardır:
Madde 11- (1) Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
Yukardaki maddelerde geçen haklarınızı “KVKK Talep Formu”nu doldurarak yapılabilir.
İlgili kanun gereği veri sorumlusu, veri sorumlusu temsilcisi ve veri sorumlusu irtibat kişisi belgileri aşağıdaki şekildedir:
5.9.5. Kurumunun Aydınlatma ve Bilgilendirme Yükümlülüğü
KVKK’nın 10. maddesi kapsamında, veri sahiplerinin, kişisel verilerin elde edilmesinden önce yahut en geç elde edilmesi sırasında aydınlatılması gerekmektedir. Söz konusu aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde veri sahiplerine iletilmesi gereken bilgiler şunlardır:
Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
KVKK’nın 11. maddesinde2 sayılan diğer haklar.
Öte yandan, KVKK’nın 28(1). maddesi çerçevesinde, aşağıda sayılan durumlarda aydınlatma yükümlülüğü bulunmamaktadır:
Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi,
Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Veri Sahiplerini aydınlatma ve açık rızalarının alınması için “Açık Rıza ve Aydınlatma Beyanı” ve hazırlanmıştır.
5.10. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Ve Anonimleştirilmesi Şartları
Kurumumuz, elde ettiği kişisel verileri kişisel veri sahiplerinin talebi doğrultusunda, yasal zorunluluklar nedeniyle ve kamu düzeninin korunması için kullanması zorunlu değil ise siler, yok eder ya da anonimleştirir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonimleştirilmesine ilişkin kurallar ve yöntemimiz “Veri Saklama ve İmha Politikasında” detaylandırılmıştır.
5.11. Kişisel Verilerin Korunması Komitesi Çalışma Esasları
Kurumumuz, KVKK gerekliliklerini yerine getirmek ve uygunluğunu sürdürebilmek için “Kişisel Verilerin Korunması Komitesi’ni kurmuştur.
Kişisel Verilerin Korunması Komitesi’nin en önde gelen amacı ve hedefi:
Özel hayatın gizliliğini korumak
Kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak
Veri işleyen kişilerin görev ve yetkilerini düzenlemek
6. Referans Dokümanlar
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
Açık Rıza ve Aydınlatma Beyanı
7. İlgili Dokümanlar
Veri Saklama ve İmha Politikası